СМК-Технологии. Аудит, Консультации, Аутсорсинг

Объективная оценка подрядчиков в инжиниринговых организациях

Текст: Денис Свитенко

Статья опубликована в журнале "Методы менеджмента качества", № 8, 2015 г.

Настоящая статья основана на опыте проведения аудитов второй стороны при выборе подрядных организаций в области инжиниринга, проектной деятельности и деятельности по инженерным изысканиям. Подходы, используемые при таких аудитах носят универсальный характер и могут применяться в любых компаниях, как оказывающих услуги, так и осуществляющих производственную деятельность.

Зачем проводить оценку подрядчиков и поставщиков

Большинство инжиниринговых компаний привлекает субподрядчиков (будем далее применять более универсальный термин – поставщики). Разумеется, прежде, чем привлечь поставщика, всегда проводится работа по оценке его способностей. Анализируется перечень выполненных ранее работ, наличие квалифицированного персонала, техническая оснащенность, финансовая устойчивость и прочие вопросы. Всегда хочется дополнительно убедиться, что на предприятии «порядок», что документация находится под управлением, технология выполнения работ установлена и соблюдается, оборудование обслуживается, персонал проходит повышение квалификации и т.д. И на все эти вопросы может дать положительный ответ наличие сертификата на ИСО 9001. Может, но, к сожалению, не дает. Не скажем ничего нового: сегодня в России бывают «не объективные» сертификаты.

Существует замкнутый круг. Все компании при привлечении поставщиков сейчас запрашивают у них информацию о наличии сертификатов на ИСО 9001. И принимают абсолютно любые. При этом одни предприятия-поставщики внедряют системы, другие «покупают» сертификаты. Но результат один: и тем и другим тендерные комиссии ставят одинаковый балл за наличие СМК.

Возникает вопрос: зачем запрашивать сертификаты на ИСО 9001, если потом все (именно все, ведь купить сертификат стоит 20 000 рублей – это всем по карману) оказываются в одинаковых условиях. Если мы признаем, что наличие системы менеджмента качества положительно характеризует поставщика, то необходимо предпринимать дополнительные действия по оценке таких сертификатов. Либо вообще их не запрашивать и убрать из критериев тендерных требований и систем оценки поставщиков это требование о наличии системы менеджмента качества.

Помимо всего прочего такая «неразборчивость» в сертификатах и рождает спрос на «покупку» сертификатов, а, значит, появляется и предложение.

Что делать предприятию, которое хочет судить о своих поставщиках на основе сертификата ИСО 9001 (для чего он собственно и придуман)? Ответ тут один – перестать верить всем сертификатам и предпринимать дополнительные действия для проверки объективности сертификатов, точнее объективности наличия систем менеджмента качества у своих поставщиков.

Методы оценки поставщиков

В части оценки сертификатов можно проводить анализ органов по сертификации, их выдавших. Ведь совсем не сложно понять проводит орган по сертификации аудит «по присланным документам» или его эксперты выезжают на предприятие. Разумеется, это еще не говорит о том, что на предприятии есть система действительно соответствующая ИСО 9001, но по крайней мере совсем недобросовестно полученные сертификаты эта процедура отсеет. Есть также подход, в соответствии с которым компания-заказчик обращает внимание на аккредитацию, под которой выдан сертификат.

Другим решением может быть проведение аудита второй стороны - аудита системы менеджмента поставщика, который проводится организацией-заказчиком или от ее имени. При эффективном применении аудита 2 стороны его результаты могут дать значительно больше информации, чем «объективно получен сертификат на ИСО 9001 или нет».

Итак, давайте рассмотрим, какие цели может преследовать аудит второй стороны:

1) Оценка объективности данных, представленных поставщиком в квалификационной анкете

2) Оценка обеспечения поставщика квалифицированными специалистами

3) Оценка СМК на соответствие требованиям ИСО 9001 (и другим стандартам на системы менеджмента)

4) Оценка технической готовности поставщика к выполнению работ

5) Оценка загрузки мощностей поставщика

6) Передача и пояснение требований к выполняемым работам

7) Выявление проблем взаимодействия между компанией-поставщиком и потребителем (заказчиком аудита).

Как видим, среди семи представленных целей только одна связана с сертификатом ИСО 9001, а значит ценность такого аудита достаточно высока.

Как избежать ошибок при проведении аудитов второй стороны

Мы провели оценку рисков при выполнении аудитов второй стороны и определили действия, которые следовало бы предпринять для повышения их эффективности (таблица 1). Все установленные действия следует включить в процедуру проведения аудита. Вот наиболее важные, по нашему мнению, аспекты:

Обеспечить переговоры руководителей предприятий заказчика аудита и аудитируемой организации (по опыту поставщик сможет найти огромное количество причин по которым он не может сейчас принять представителей компании заказчика, хотя в целом, конечно же готов проходить такую процедуру и заинтересован в сотрудничестве. И в этом случае эффективное решение – прямые переговоры руководителей компаний-заказчика и поставщика)
Обеспечить встречу руководителя команды по аудиту с заказчиком аудита с целью согласования фокусных областей аудита (зачастую руководителей компании, которые планируют привлечь того или иного поставщика, интересует далеко не полный набор требований стандарта ИСО 9001, но при этом сфера их интересов может охватывать ряд вопросов, которые не учтены в ИСО 9001. Непосредственное общение с заказчиком аудита поможет аудиторам сконцентрироваться на тех вопросах, которые действительно важны для оценки конкретного поставщика в конкретной ситуации)
Обеспечить предварительную встречу руководителя команды по аудиту с высшим руководством аудитируемого предприятия (здесь, как и в аудите третьей стороны важно заранее известить всех о предстоящей работе, целях, которые стоят перед аудиторами, планами выполнения аудита и проч.)
Обеспечить «выгодность» процесса аудита для самих аудитируемых (например, как уже говорилось выше, выявить все проблемы взаимодействия между компаниями, если выполнялись уже совместно какие-то работы, найти пути их решения, донести и прокомментировать требования компании-заказчика и проч.)
Привлекать аудиторов и технических экспертов из состава специалистов компании-заказчика аудита (во-первых, так можно более объективно – как никакой аудит 3-й стороны не справится – оценить компанию, во-вторых, более эффективно донести свои требования и устранить возможные барьеры в дальнейшей работе. При этом рекомендуется руководителем команды по аудиту назначать именно специалиста по аудитам систем менеджмента. Если не привлекать внешних специалистов – это также поможет снизить затраты)
Перенести максимум работ по аудиту на территорию организации-заказчика аудита

«Удаленный аудит» - эффективное средство

Следует понимать, что зачастую затраты на проведение аудита второй стороны будут ложиться на плечи организации-заказчика аудита. Лишь в некоторых отраслях (например, в ритейле) эти затраты заказчикам удается перенести на самих поставщиков. А если мы должны нести затраты, то мы должны понимать, что не сможем провести аудит второй стороны у всех своих поставщиков, а ограничимся только ключевыми. Но для того, чтобы максимально эффективно использовать процедуру выбора поставщиков, можно обратить внимание на так называемый «удаленный аудит». В версии ИСО 19011:2011 появилась информация о аудите «вне места выполнения работ». И с учетом развития технологий — это не так уж и сложно. Более того, часть работ в ходе внешних аудитов, наверное, со временем, будет проводиться удаленно.

Например, можно заранее запросить документацию СМК, цели в области качества, должностные инструкции работников, записи по корректирующим и предупреждающим действиям, записи по проведению внутренних аудитов, материалы по мониторингу и анализу процессов, анализу СМК со стороны руководства. Данные о персонале, технике, помещениях можно запрашивать с подтверждающими документами. Также можно запросить фото рабочих мест, а оставшиеся вопросы обсуждать через средства видеокоммуникаций (ведь это все сейчас весьма доступно).

Бесспорно не все вопросы можно проверить удаленно. Cложнее всего дистанционно проверить разделы ИСО 9001:2008 7.5 «Производство и обслуживание», 6.3 «Инфраструктура» (в части ее состояния) и 6.4 «Производственная среда» (в части ее соблюдения). Но даже при том, что указанные разделы одни из ключевых, с учетом низких временных и финансовых затрат в ходе удаленных аудитов мы получаем несказанно больше объективной информации о поставщике, чем когда запрашиваем у него сертификат на соответствие ИСО 9001.

Можно ли все учесть и предвидеть?

Разумеется, нет. Всегда будут появляться ситуации, которые не укладываются в "стандартные процедуры". Поэтому, когда установленные методы управления поставщиками не срабатывают, то надо искать новые. Есть такая поговорка - "Хорошим людям должно везти на хороших людей". Поэтому если мы стремимся к эффективному управлению, стараемся уважительно и взаимовыгодно сотрудничать с поставщиками, применять соответствующие технологии взаимодействия, то и нам должно повезти с нашими поставщиками.

Службам, ответственным за управление поставщиками, в условиях не достаточной объективности сертификатов на системы менеджмента качества следует проводить дополнительный анализ состоятельности поставщика: оценку самих сертификатов соответствия и оценку СМК поставщика (аудит 2 стороны). При надлежащей организации эта деятельность даст намного больше информации о поставщике, больше преимуществ при взаимодействии с ним, нежели простой запрос сертификата соответствия.