Управление документацией

Регламентирующая документация – инструкции, корпоративные стандарты, регламенты – правила игры компании, правила жизни. Оттого, насколько эти требования актуальны, насколько легко доступны, как быстро в них вносятся изменения – зависит эффективность компании. Таким образом, при выстраивании правил игры важно не только их содержание, но и их форма. Цифровизация, электронный документооборот позволяет упросить и ускорить действия по доведению актуальных внутрикорпоративных требований до сотрудников. Но здесь нет мелочей, деятельность по установлению, актуализации и доведению до работников требований должны быть построена. Другим важным фактором выполнения внутренних правил игры является внутренний аудит

Основное содержание

Любой документ имеет следующие этапы существования:

инициирование (должен быть установлен круг лиц, уполномоченных давать указания по разработке разных видов документов)
разработка (должна быть определена группа разработчиков, установлены сроки и форматы оформления документов)
согласование (проект документа должен быть согласован со всеми исполнителями и заинтересованными лицами)
проверка (в необходимых случаях документы должны пройти экспертизу – нормоконтроль, юридическую экспертизу, проверку со стороны руководителей)
утверждение, санкционирование на применение (должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов)
регистрация (если требуется, документ должен быть зарегистрирован в единой системе)
ввод в действие (если требуется, документ должен быть введен в действие особым образом с указанием сроков ввода – посредством приказа, распоряжения, утверждения плана оргтехмероприятий по вводу в действие и т.п.), а также сроков периодического анализа на сохранение актуальности
хранение оригинала (должны быть установлены место, сроки хранения, ответственные за хранение оригинала)
рассылка документа (должны быть определены адресаты и установлен порядок доведения документов до этих адресатов)
ознакомление (должен быть установлен порядок ознакомления исполнителей и их руководителей с принятыми документами и метод подтверждения принятого ознакомления
внесение изменений (должен быть установлен порядок подачи предложений обсуждения и решения вопросов о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или изменений документа, согласования, утверждения, ввода в действие, внесения изменений в учтенные копии, ознакомления исполнителей с изменениями в документе
отмена документов (должен быть установлен порядок подачи предложений, обсуждение и решение вопроса об отмене документа, выпуска, при необходимости, распорядительного документа
изъятие отмененных документов (должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование)

Для кого

Для компаний, которые хотят, чтобы решения руководства, требования потребителей, законодательные и нормативные требования без искажений доводились до работников в кратчайшие сроки с минимальными затратами

Преимущества

Нужный актуальный документ в нужном месте в нужное время

Проблемы

Все сталкивались с высказываниями в компаниях «У нас есть должностные инструкции, но они уже не актуальны», или «эту процедуру давно надо было заменить». Когда процедура управления документацией неэффективна или нет ответственных за такую деятельность, это всегда убытки компании. Несмотря на кажущуюся простоту деятельности по управлению документацией, ее построению и настройке тоже необходимо уделять внимание

Наша роль

совместно с персоналом компании разработать удобные формы внутренних процедур, регламентов
определить порядок управления документации

См. также:

Автоматизация деятельности проектной организации

Фундамент системы